Przeprowadzenie rozmowy zwalniającej z podwładnym w taki sposób, by ten po rozmowie czuł się dobrze, jest niezwykle trudnym zadaniem, ale jest to możliwe, jeśli podejdziemy do tego z odpowiednią empatią i przygotowaniem.
Oto krok po kroku jak to zrobić:
1. Przygotowanie
- Dokumentacja: Upewnij się, że masz wszystkie potrzebne dokumenty, takie jak umowa o pracę, oceny wydajności, notatki z wcześniejszych rozmów dyscyplinarnych itp.
- Miejsce: Wybierz ciche, prywatne miejsce na rozmowę, gdzie nie będzie zakłóceń.
- Plan: Przygotuj plan rozmowy i zapisz najważniejsze punkty, które chcesz poruszyć.
2. Rozpoczęcie rozmowy
- Powitanie: Zacznij od serdecznego powitania i usiądź w sposób, który nie będzie stwarzał wrażenia dominacji.
- Atmosfera: Postaraj się stworzyć przyjazną atmosferę, aby pracownik czuł się swobodnie.
3. Przedstawienie decyzji
- Jasność i bezpośredniość: Przedstaw decyzję o zwolnieniu w sposób jasny i bezpośredni. Unikaj okrężnych wyjaśnień. Możesz zacząć od: „Mam trudną wiadomość, musimy zakończyć naszą współpracę.”
- Powody: Wyjaśnij powody decyzji, odwołując się do konkretnych faktów i sytuacji. Bądź szczery, ale delikatny. Nie obwiniaj, zamiast tego, używaj obiektywnych argumentów.
4. Empatia i wsparcie
- Słuchanie: Daj pracownikowi szansę na wyrażenie swoich uczuć i obaw. Słuchaj uważnie, nie przerywaj.
- Zrozumienie: Wyraź zrozumienie i empatię. Powiedz coś w stylu: „Rozumiem, że to może być dla Ciebie trudna wiadomość.”
- Wsparcie: Oferuj wsparcie, takie jak pomoc w znalezieniu nowej pracy, referencje, informacje o programach outplacementowych itp.
5. Pozytywne zamknięcie
- Docenienie: Wyraź swoje uznanie za wkład pracownika w firmę. Wskaż konkretne osiągnięcia i pozytywne aspekty jego pracy.
- Przyszłość: Podkreśl, że wierzycie w jego umiejętności i że znajdzie on nowe możliwości. Możesz powiedzieć: „Wiem, że masz duże umiejętności i na pewno znajdziesz nowe, ciekawe wyzwania.”
- Pożegnanie: Zakończ rozmowę pozytywnie, dziękując pracownikowi za jego pracę i życząc mu powodzenia w przyszłości.
6. Dalsze działania
- Follow-up: Skontaktuj się z pracownikiem po kilku dniach, aby sprawdzić, jak sobie radzi i czy potrzebuje dodatkowego wsparcia.
7. Przykład rozmowy
- Pracodawca: „Cześć Janie, dziękuję, że znalazłeś czas na spotkanie. Mam dla Ciebie trudną wiadomość. Podjęliśmy decyzję o zakończeniu naszej współpracy. Decyzja ta nie była łatwa i wynika z [konkretne powody]. Chcę, abyś wiedział, że doceniamy Twoje zaangażowanie i wkład w naszą firmę.”
- Pracownik: [reakcja]
- Pracodawca: „Rozumiem, że to dla Ciebie trudna sytuacja. Chcę Ci zapewnić nasze pełne wsparcie w tym okresie przejściowym. Oferujemy pomoc w znalezieniu nowej pracy, możemy przygotować referencje i polecić Cię do innych firm. Wierzę, że z Twoimi umiejętnościami szybko znajdziesz nową, dobrą pracę.”
- Pracownik: [reakcja]
- Pracodawca: „Chciałbym również podkreślić, jak bardzo doceniamy Twoje osiągnięcia, zwłaszcza [konkretne osiągnięcia]. Naprawdę wierzymy, że przed Tobą wiele nowych możliwości. Dziękuję za Twoją pracę i życzę Ci wszystkiego najlepszego w przyszłości.”
Pamiętaj, że najważniejsze jest podejście z szacunkiem i empatią. Pracownik, który czuje się zrozumiany i doceniony, mimo trudnej sytuacji, będzie miał szansę odejść z poczuciem własnej wartości i nadzieją na przyszłość.