Co zrobić, jeśli przełożony zdelegował Ci zorganzowanie trudnego projektu, a Ty chcesz się pokazać od dobrej strony? Warto poznać poniższe zasady.
Poniższe punkty zebrała grupa konsultantów instytutu edukacyjnego HRmapa, którzy prowadzą coaching dla menedżerów projektów.
• Rozpocznij od analizy sytuacji, np. dostępnych możliwości i narzędzi – np choćby sprzęt czy ludzie
• Zdefiniuj i zrozumiale przedstaw zespołowi termin, budżet i cel projektu – wspólny dla całej grupy. Ustal termin realizacji postawionego przed Tobą wyzwania.
• Określ wszystkich odbiorców projektu a także ich najpilniejsze oczekiwania
• Omówcie z grupą plan i taktykę – w osobistych rozmowach z każdym zainteresowanym – a następnie wybierz optymalny harmonogram pracy. Ruszaj do akcji dopiero gdy masz plan..
• Decydując się na optymalną strategię, przemyśl wszystkie alternatywne opcje i możliwości opisane w literaturze przedmiotu.
• Poznaj najlepsze praktyki swoich kolegów po fachu, jeśli prowadzili działania choć częściowo podobne lub analogiczne.
• Dodaj do swojego planu rezerwy czasowe.
• Uzyskaj od kierownictwa firmy stosowne zasoby techniczne, uprawnienia, gotówkę a przede wszystkim ludzi
• Zdiagnozuj wiedzę i doświadczenie swoich podwładnych i odpowiednio deleguj im poszczególne części projektu. Pamiętaj by jednoosobowo delegować odpowiedzialności.
• Gdy dzielisz zespół ludzi na podgrupy, namawiaj by współpracowały zgodnie – uświadamiaj wszystkim że macie wspólne wyzwanie i wspólnego klienta.
• Zainteresuj się też prywatnymi sprawa współpracowników, deleguj uprawnienia i decyzyjność – bądź ludzkim szefem.
• Jasno precyzuj komunikaty
• Krytyczne i kluczowe decyzje wysyłaj grupie dodatkowo e-mailem.
• Pilnuj komunikacji – organizuj narady i debaty.
• Adresuj odpowiednie komunikaty do wybranych tylko osób – np. na zebrania zapraszaj tylko zainteresowane problemem osoby, nie zasypuj informacji zbędnymi niezainteresowanych
• Zastosuj odpowiednią metodę przekazu do różnych zainteresowanych grup (np. prezentacje na spotkaniach czy rozmowy osobiste), do każdej grupy odbiorców dopasuj częstotliwość informacji
• Prowadź stałe konsultacje i zbieraj opinie o projekcie
• Precyzyjnie określ listę ryzyk. Opracuj listę kroków naprawczych. Zakomunikuj wszystkim scenariusz szybkiego i trafnego reagowania.
• Rozmawiaj o zauważonych problemach z decydentami poszczególnych komórek twojej organizacji, których to ryzyko dotyczy
• Co jakiś czas oceniaj przebieg prac, opóźnienia – i szybko reaguj
• Zaplanuj fazę implementacji wypracowanych rezultatów: np. czas na ew. przełamanie ich niechęci lub rozwianie obaw.
• Na koniec przygotuj zwięzły praktyczny raport: rezultaty, wnioski do przepracowania.